Nieważne, czym się zajmujesz i gdzie pracujesz – każdy szuka sposobów na to, by być bardziej produktywnym w pracy. Jednak nadmierne ilości kofeiny i tworzenie list nie przybliżą Cię do osiągnięcia szczytowego poziomu produktywności w dzisiejszych czasach.
Dlaczego więc wszyscy mamy taką obsesję na punkcie produktywności? Prawdopodobnie dlatego, że w epoce cyfrowej wykonywanie zadań i unikanie rozproszenia uwagi jest trudniejsze niż sama praca. Nie wspominając już o tym, że uczucie, jakie wywołuje produktywny dzień pracy, jest nieco euforyczne.
To poszukiwanie bardziej produktywnego dnia pracy doprowadziło do powstania pewnego błędnego przekonania na temat tego, czym tak naprawdę jest produktywność – a jest to coś znacznie więcej niż odhaczanie zadań na liście rzeczy do zrobienia. Prawdziwie produktywni ludzie nie koncentrują się na robieniu większej liczby rzeczy – jest to wręcz przeciwieństwo produktywności. Jeśli naprawdę chcesz być produktywny, musisz starać się robić mniej rzeczy.
Aby poznać sekret bardziej produktywnego dnia pracy, rozmawiałem z ekspertem w dziedzinie zarządzania projektami i produktywności, Tonym Wongiem. Dał mi on doskonały wgląd w to, co on i inne osoby o podobnych poglądach robią w ciągu tygodnia pracy.
Zrób miejsce na większą produktywność, wprowadzając w życie poniższe nawyki:
Zmniejsz swoją listę rzeczy do zrobienia o połowę.
Załatwianie spraw w ciągu dnia pracy nie powinno oznaczać zrobienia jak największej ilości rzeczy w ciągu przewidzianych ośmiu godzin. Czy naprawdę potrzebujesz tych 30 zadań na swojej liście rzeczy do zrobienia? Podejdź do swojej listy rzeczy do zrobienia w sposób mniej znaczy więcej, koncentrując się tylko na tych rzeczach, które mają znaczenie.
Rób więcej przerw.
Ból mózgu po kilku długich godzinach pracy powinien być sygnałem do zrobienia przerwy. Ponieważ Twój mózg zużył już całą glukozę, daj sobie chwilę na odświeżenie, idąc na spacer, jedząc lunch lub przekąskę, albo po prostu medytując. Wrócisz naładowany i gotowy do osiągnięcia większej wydajności.
Postępuj zgodnie z zasadą 80/20.
Tylko 20 procent tego, co robisz każdego dnia, daje 80 procent rezultatów. Wyeliminuj rzeczy, które nie mają znaczenia w ciągu dnia pracy – mają one minimalny wpływ na ogólną wydajność. Na przykład, podziel swój kolejny projekt na etapy i systematycznie usuwaj zadania, aż w końcu uzyskasz 20%, które daje 80% rezultatów.
Wykorzystaj poranek, aby skupić się na sobie.
Dużym zabójcą produktywności jest rozpoczynanie poranka od sprawdzenia poczty elektronicznej i kalendarza. Pozwala to innym dyktować, co chcesz osiągnąć. Zacznij dzień dobrze, ignorując rano pocztę elektroniczną i jedząc dobre śniadanie, czytając wiadomości, medytując lub ćwicząc. W ten sposób zapewnisz sobie paliwo niezbędne do efektywnego dnia.
Zajmij się trudnymi zadaniami przed obiadem.
Wykonuj najtrudniejsze zadania, gdy Twój mózg jest świeży. Jeśli masz jakieś zajęcie lub spotkanie, zachowaj je na popołudnie. Planując swój dzień w ten sposób, stworzysz nowy, bardziej produktywny sposób zarządzania czasem.
Popraw swoją etykietę poczty elektronicznej.
Poczta elektroniczna jest zabójcą produktywności i zwykle odwraca uwagę od zadań, które są naprawdę ważne – nie wpadnij w tę pułapkę produktywności. Na przykład ludzie często odpisują na e-maile wielu osobom, aby mieć to z głowy, ale jest to oznaka lenistwa i w rzeczywistości rozprasza innych, powodując szum wokół zadań, które próbują wykonać.
Z reguły, jeśli otrzymujesz wiadomość e-mail, w której wiele osób jest oznaczonych jako CC, zrób wszystkim przysługę, oznaczając ich BCC w swojej odpowiedzi. Jeśli Twój łańcuch mailowy przekroczy dwie odpowiedzi, czas podnieść słuchawkę telefonu.
Stwórz system.
Prawdopodobnie przez lata wyrobiłeś sobie kilka nawyków, które niszczą produktywność. Zapanuj nad swoimi rozpraszającymi sposobami, tworząc system. Ci z Was, którzy nałogowo sprawdzają pocztę elektroniczną, powinni zaplanować sobie czas rano, po południu i wieczorem na zarządzanie skrzynką odbiorczą. W przeciwnym razie będziesz się rozpraszać, nie mogąc zrealizować ważniejszych celów w ciągu dnia.
Przestań mylić produktywność z lenistwem.
Choć nikt nie lubi się do tego przyznawać, zwykłe lenistwo jest najważniejszym czynnikiem powodującym utratę produktywności. W rzeczywistości wiele tak zwanych metod oszczędzania czasu – na przykład spotkania i poczta elektroniczna – to tylko sposoby na uniknięcie wykonywania prawdziwej pracy. Skup się na wykonywaniu rzeczy, które mają największe znaczenie, w sposób jak najbardziej wydajny i skuteczny.
Przestań działać wielozadaniowo.
Przestań robić 10 rzeczy naraz! Zmiana zadań więcej niż 10 razy dziennie obniża Twoje IQ średnio o 10 punktów. Skupiając się na jednym zadaniu na raz, wykonuj je skuteczniej i wydajniej.
Mniej znaczy więcej, jeśli chodzi o bycie produktywnym w ciągu dnia pracy. Aby osiągnąć produktywność, trzymaj się podstaw.
